Sempre più le aziende creano al loro interno gruppi di lavoro. Il segreto del successo dell’azienda è collaborare con qualcuno, creare team per realizzare grandi cose che da solo sarebbe difficile o impossibile realizzare. Infatti, negli anni le imprese si sono spostate verso una più efficace collaborazione tra persone, creando gruppi di lavoro con un obiettivo ben preciso da raggiungere insieme. Mark Zuckerberg il 29 agosto 2016 ad un incontro in cui si è offerto per un’ora di domande e risposte con degli studenti della Luiss, racconta come anche lui crede in questo aspetto dicendo: “Ci vuole una grande squadra: nessuno fa un’impresa da solo”.

Per questo motivo oggi le imprese si basano su modelli di governance centrati sul gruppo. Saper lavorare e governare un team diventa importante per le aziende e il successo della stessa.

I gruppi di lavoro sono sempre esistiti, ma con internet è subentrata una nuova riorganizzazione del lavoro. Con l’avvento dello Smart Working i team non scompaiono anzi vengono semplicemente spostati in remoto, il lavoro e la comunicazione è mediata dal computer. Nascono quindi i virtual team.

Team tradizionali e team virtuali a confronto

Prima di definire i team virtuali, è giusto parlare del gruppo di lavoro e delle differenze o somiglianze con i nuovi team nati nel digitale, perché è dai gruppi di lavoro tradizionali che nascono i virtual team.

Il gruppo di lavoro è definito come “un insieme interdipendente di individui che condividono la responsabilità di risultati specifici per le loro organizzazioni” (Sundstrom et al., 1990); successivamente completata con “aventi capacità complementari, impegnate per uno scopo comune e per il raggiungimento degli obiettivi, e che condividono un approccio similare” (Katzenbach & Smith, 1999).

Ciò che emerge da queste definizioni è che il gruppo di lavoro è caratterizzato dalla presenza della collaborazione tra diversi individui. Alla base del raggiungimento dell’efficacia ci sono tre elementi (Argentero & Cortese, 2018):

• La fiducia che si crea all’interno del gruppo, permettendo di sentirsi sicuro ed efficace sia come individuo singolo appartenente al gruppo sia come collettività;
• La negoziazione che intercorrere durante il lavoro, raggiungendo attraverso la molteplicità dei punti di vista un’idea comune;
• La condivisione, intesa come riconoscere proprie le decisioni prese e le azioni attuate per il raggiungimento dei risultati.

Il lavoro di gruppo

Nel lavoro di gruppo la responsabilità è condivisa su tutti i membri, lo scopo è condiviso e si sviluppa un metodo comune per raggiungerlo, si condividono idee e si trova quella che possa essere approvata da tutti. Equivale ad essere disponibili ad integrare le energie del gruppo verso l’obiettivo, convive il dialogo e l’ascolto per una collaborazione efficace diretta a concretizzare. Diventano, quindi, importanti le abilità inerenti alla cooperazione, la negoziazione, la guida e la gestione delle relazioni.

Oggigiorno, con i progressi fatti sul digitale insieme all’introduzione dello Smart Working è possibile comunicare su lunghe distanze e hanno creato posti di lavoro ancora più complessi e dinamici (Solomon, 2001). Il lavoro di gruppo diventa dominante, inoltre, sono sempre più composti da professionalità multiple, e un modo per raggiungere talenti di più ampio raggio da inserire nel gruppo è pensare alla possibilità di affidarsi alla comunicazione mediata dal computer e utilizzare la tecnologia dell’informazione nel processo di collaborazione, istituendo i virtual team.

I team virtali

I team virtuali sono definiti come:

“un gruppo di lavoratori dispersi in senso geografico e/o organizzativo e che, attraverso una combinazione di tecnologie dell’informazione e della telecomunicazione, collaborano al fine di raggiungere un obiettivo organizzativo.” (Townsend et al., 1998)

In questa rappresentazione vengono visti come un gruppo di persone che con l’ausilio degli strumenti digitali collaborano nelle attività per il raggiungimento di un obiettivo comune, superando le barriere spaziali e temporali.

Un’altra definizione più recente viene data da Ebrahim e colleghi, nella revisione della letteratura sulle definizioni di team virtuale, sintetizzandole in:

“Gruppi temporanei di lavoratori geograficamente, organizzativamente e/o temporalmente dispersi che coordinano il loro lavoro prevalentemente con le tecnologie elettroniche di informazione e comunicazione al fine di svolgere uno o più compiti dell’organizzazione.” (Ebrahim et al., 2009)

Le caratteristiche che vuole sottolineare l’autore sono legate alla dispersione geografica che significa lavorare con fusi orari, valori e culture differenti; lo scopo comune che porta alla stessa direzione tutti i membri del gruppo; la comunicazione avviene principalmente, o totalmente, con tecnologie elettroniche di comunicazione ed informazione (come le e-mail, telefono o videoconferenze).

I virtual team sono spesso formati per superare le distanze geografiche, e possono essere creati per svolgere solo un compito specifico, per un tempo definito, o possono essere strutturati per affrontare determinate questioni (per esempio la strategia interna) e quindi essere più permanenti. Questa tipologia di team è funzionale quando c’è la necessità di reperire soggetti con particolari competenze, trovabili con maggiore facilità nel mercato globale, così da rendere accessibili alle aziende tutte le figure professionali presenti sul mercato, di conseguenza ciò conduce anche a trattenere ed attrarre le risorse (Cascio, 2000). Per le aziende che hanno sedi sparse, è funzionale istituire team virtuali, perché è più facile poter creare gruppi multidisciplinari e collaborare con persone scelte ad hoc per l’attività, facilitando il lavoro.

Appartenenza ai team

L’appartenenza ai team è spesso fluida e cambia in base alle variazioni delle attività, infatti, un’altra variabile è la dimensione del gruppo, che varia in base alle necessità e allo scopo da raggiungere. Non c’è un numero ideale di persone per cui il gruppo di lavoro è efficace, ma degli studi hanno evidenziato che le migliori dimensioni del gruppo sono quelli formati da tre persone, quattro o più persone e, infine, quelli composti da due membri (Kreitner & Kinicki, 2013). Con l’aumentare del numero dei componenti del gruppo di lavoro, diventa difficile motivare e coordinare il team.

I team tradizionali dai team virtuali non si distaccano particolarmente, hanno molti punti in comune. I compiti, gli scopi o gli incarichi per i quali sono creati i team sono tendenzialmente uguali. Ciò che li distingue sono due caratteristiche: lo spazio e la comunicazione delle informazioni e dei dati nel gruppo (Bell & Kozlowski, 2002). Per i gruppi tradizionali vi è un’interazione faccia a faccia in presenza, per i team virtuali l’interazione è mediata dalla tecnologia ed è a distanza, distribuito in tutto il mondo.

In conclusione, le due tipologie di gruppi sono simili ma hanno queste due caratteristiche chiave che le differenziano, ciò permette maggiormente la comprensione del loro funzionamento.